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OXY-ACTES - Gestion des Actes et des Instances

Fiche de présentation de l'application OXY-ACTES :

L'application OXY-ACTES est référencée dans les collectivités territoriales pour l'informatisation de la procédure des actes administratifs afin de maîtriser le cycle de vie des dossiers et des documents ainsi que la gestion des Séances des Commissions et du Conseil.

Les principales fonctionnalités d'OXY-ACTES sont :

  • La préparation des actes.
  • Les circuits de visas.
  • l'Organisation des instances.
  • La convocation électronique (optionnelle).
  • La signature électronique des documents individuelle ou par lots (optionnelle).
  • Le contrôle de légalité dématérialisé (optionnel).
  • Les registres et recueils.
  • La publication.
  • L'archivage.
  • La recherche multicritères et recherche Full-Texte.
  • L'émission d'alertes et de notifications.
  • Gestion des terminaux mobiles (optionnelle).

 

Pour avoir plus de détails sur ces fonctionnalités, allez lire le paragraphe "Présentation technique de l'application".

 

L'application OXY-ACTES présente de nombreux atouts en termes de :

  • Respect des délais.
  • Sécurisation du fonctionnement.
  • Simplification d'utilisation.
  • Valorisation des savoir-faire des agents.
  • Respect des choix d'organisation.
  • Circulation organisée  et traçabilité des documents.
  • Simplification de l'organisation des Conseils.
  • Dématérialisation complète de la signature électronique et des échanges avec la Préfecture.

 

Démo / Documentation

  • Coût de l'application
  •  

    Le coût de nos applications est soit sous la forme d'une licence Intranet, soit sous la forme d'un hébergement SaaS.

    Dans tous les cas, prendre contact avec Oxyad Software pour un devis.

  • Nous Contacter

Pour acheter cette application sous forme de licence, nous contacter.

Nos références

L'application OXY-ACTES est référencée chez plusieurs de nos clients, notamment dans les collectivités territoriales suivantes :

Mairie de Commentry
Office HLM Hauts de Seine Habitat
Conseil Départemental de la Somme
Conseil Régional Hauts de France
Conseil Départemental de l'Allier
Conseil Départemental de la Meuse
Métropole Chambery
Métropole Angers Loire
Métropole Grenoble Alpes Métropole
Métropole du Mans
Communauté d'Agglomération Havraise
Communauté Urbaine de Toulouse
Métropole Nice Côte d'Azur
Mairie de St Barthélémy d'Anjou
Mairie de Chateauneuf les Martigues
Mairie de Canteleu
Mairie de St Leu la Foret
Mairie de Nice
Mairie de Brunoy
Mairie de Colombes
Mairie de Colomiers
Mairie du Mans
Mairie de Yerres
Mairie de St Joseph à la réunion
Mairie de Vincennes
Mairie de Vannes
Mairie de Chambery
Mairie d'Orleans
Mairie de Caen
Mairie de Tours
Mairie d'Angers
Mairie du Havre
Mairie de Toulouse
Secteur Public Residences Yvelines Essonne
Secteur Public SEDIF
Province Sud de la Nouvelle Calédonie
Mairie d'Agen
Metropole de Tours

 Présentation technique de l'application :

L'application OXY-ACTES assure la numérisation par lot ou individuelle, la circulation électronique pour les visas, la production des courriers réponses, la signature électronique et le suivi avec les alertes associées.

FONCTIONNALITES :

La préparation des actes :

Mise en place d'un dossier électronique avec une fiche signalétique. Rédaction assistée des rapports, notes de synthèses, projets de délibérations, décisions et arrêtés, en exploitant des modèles paramétrés. Intégration des pièces annexes.

Les circuits de visas :

Circulation des dossiers pour visas hérarchiques et/ou fonctionnels selon des circuits préétablis. Gestion des passages en Commissions, Bureaux ou autres réunions. Les autorisations et habilitations paramétrées permettent aux utilisateurs d'accéder à certaines fonctionnalités ou informations.

L'organisation des instances :

Planification des réunions et production des convocations. Production automatisée de documents provisoires, additifs ou définitifs (avant et après séances). Possibilité de gérer les conseils, commissions et bureaux.

Les registres et recueils :

Le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs sont produits automatiquement, selon des modèles paramétrés, par assemblage dans un document au format PDF.

La publication :

Mise à disposition des actes et de leurs annexes sur l'Intranet et sur l'Extranet. 

L'archivage :

L'archivage n'est accessible qu'en environnement Intranet et permet de conserver tout l'historique pour chacun des dossiers. Un module de recherche permet d'interroger cette base de données archives.

L'émission d'alertes et de notifications :

Gestion d'alertes mails et de notifications dans l'application sur tout type d'événement (exemple : demande de visa, de correction...). Gestion de questions / réponses, d'annotations partagées...

INTERFACES :

Les applications Oxyad peuvent faire l'objet d'un développement spécifique permettant l'intégration d'interfaces.

Exemples d'interfaces que nos clients ont avec l'application :

  • Dématérialisation du contrôle de légalité avec le tiers de confiance FAST.
  • Dématérialisation du contrôle de légalité avec le tiers de confiance S2LOW.
  • Dématérialisation du contrôle de légalité avec le tiers STELA (SICTIAM).
  • Dématérialisation du contrôle de légalité avec le tiers de confiance SRCI.
  • Gestion documentaire CINDOC.
  • Gestion documentaire ZEDOC.
  • Extranet des Elus.
  • LDAP.
  • Messagerie SMTP.

OPTIONNEL :

  • Dématérialisation :
    • Application sous forme de licence : le client peut choisir de travailler avec un n'importe quel tiers de dématérialisation (intégration dans l'application nécessaire).
    • Application sous forme d'un hébergement SaaS : le client travaille avec le tiers de dématérialisation proposé par Oxyad Software (intégration dans l'application nécessaire).
  • Convocation électronique : Envoi de mails de convocations horodatés accompagnés de l'Ordre du Jour de la séance. A partir de Smartphones, tablettes ou Pc, les personnes convoquées ont la possibilité d'indiquer leur présence / absence, ou de choisir la personne à qui ils donneront leur pouvoir. Ils ont également la possibilité d'aller consulter, voir d'annoter l'ensemble des actes et de leurs pièces annexes.
  • Signature électronique : fonctionnalité nécessitant que le client dispose d'un certificat.
  • Application mobile : toute ou partie des fonctionnalités d'Oxyad peut être mis à disposition de terminaux mobiles (PC, Tablette, Smartphone). Pour rappel, les applications Oxyad Software sont accessibles à partir d'un simple navigateur. Aucune installation d'applications n'est nécessaire. 

Nous vous invitons à prendre contact avec nous pour affiner vos besoins et obtenir de la documentation plus détaillée quant'à cette application.

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