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OXY-DESIGNATIONS - Gestion des Désignations des élus

Fiche de présentation de l'application OXY-DESIGNATIONS :

L'application OXY-DESIGNATIONS est référencée dans les collectivités territoriales de différentes tailles pour gérer la représentation des élus dans les établissements publics, syndicats ou associations.

Les principales fonctionnalités d'OXY-DESIGNATIONS sont :

  • La gestion des représentants et de leurs mandats.
  • La gestion des organismes et des instances.
  • L'instruction des demandes de désignations.
  • Le suivi des désignations.
  • Le suivi des présences et des indemnités.
  • L'historisation des données.

 

Pour avoir plus de détails sur ces fonctionnalités, allez lire le paragraphe "Présentation technique de l'application".

 

L'application OXY-DESIGNATIONS présente de nombreux atouts en termes de :

  • Respect des délais.
  • Sécurisation du fonctionnement.
  • Facilité d'accès aux informations.
  • Respect de la procédure d'instruction.

 

Démo / Documentation

  • Coût de l'application
  •  

    Le coût de nos applications est soit sous la forme d'une licence Intranet, soit sous la forme d'un hébergement SaaS.

    Dans tous les cas, prendre contact avec Oxyad Software pour un devis.

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Nos références

L'application OXY-DESIGNATIONS est référencée et utilisée chez certains de nos clients :

Conseil Régional Hauts de France

 Présentation technique de l'application :

L'application OXY-DESIGNATIONS permet de gérer l'ensemble du processus des désignations dans les collectivités.

 

FONCTIONNALITES :

 

Un outil développé par la société Oxyad Software pour le Conseil Régional Nord – Pas de Calais dans la perspective de la désignation de ses représentants dans les organismes extérieurs.

Ses missions :

  • la consultation des données relatives aux désignations et aux instructions des demandes de désignation ;
  • la capitalisation des instructions et de la vie des désignations ;
  • le suivi des démarches ;
  • l’édition des documents nécessaires à l’instruction des demandes de désignation.

 

L’outil est accessible depuis Firefox et à partir de la version 10 d’IE.

 

La « Gestion des élus » permet d’accéder aux  5 rubriques centrales de l’outil :

  • Mandats et représentants
  • Organismes
  • Désignations
  • Actions à mener

 

Les représentants peuvent avoir plusieurs profils. Il peut s’agir :

  • d’élus régionaux
  • ou de personnalités qualifiées.

Chacun dispose d’une fiche signalétique contenant toutes les informations utiles.

 

Les représentants sont associés à une plusieurs fiches mandats.

Les organismes sont identifiés par une fiche signalétique contenant toutes les informations utiles.

 

Les contacts d’un organisme peuvent avoir les caractéristiques suivantes:

  • "A notifier": il s’agit de la personne responsable de l’organisme, souvent le président. Elle sera la personne référente pour toutes les questions institutionnelles.
  • "Opérationnel" : il s’agit de la personne qui gère au quotidien la structure. Elle sera la personne référente pour toutes les questions techniques et opérationnelles.

L'organisme doit disposer d'un contact "à notifier" pour que les documents produits puissent lui être adressés.

Il est possible de créer autant de contacts que souhaité pour un même organisme.

 

Gestion des instances dans les organismes et des contacts dans les instances.

 

Instruction d’une demande de désignation selon les étapes suivantes :

Instruction « en cours » /  Instruction « Terminée »  /  Instruction « Transmise » /  Instruction « sans suites » / Instruction « arbitrée »  / Instruction « en attente des groupes » /  Instruction « arbitrée 

 

Les documents générés sont les suivants :

  • Le tableau d’instruction :
  • Le document de transmission (regroupement des tableaux d’instruction) :
  • Le courrier aux groupes :
  • Les tableaux de la délibération :
  • Les courriers de notification aux organismes :
  • Les courriers de notification aux élus :

 

Traitement de nouvelles désignations, des remplacements ou des renouvellements

Gestion des désignations directes (sans instruction).

 

Suivi des désignations : En préparation / En cours / Terminée

Recherche des désignations

Suivi des séances d’une instance (gestion des présences et des documents).

Suivi des actions à mener :

  • Liste des désignations à renouveler
  • Liste des instances où des désignations restent à faire
  • Liste des séances non complètes

 

Procédure dédiée au renouvellement de mandat.

 

Des fonctions d’administration fonctionnelle.

Demande de Démonstration / de Documentation

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